默认所有打印将自动计费到用户的个人帐户。为了用户能够选择共享帐户，用户需要被准予有权使用帐户选择窗口。

访问帐户的选择窗口，按照以上所显示的数据，在详细资料页上控制用户的用户级。 显示帐户的选择窗口选项需要每个用户选择需要访问的共享帐户。系统管理员可以在用户列表栏下找到对一批用户的操作行为项便于许多用户对此更改的实施。

除了准予用户访问窗口以外他们也需要访问共享帐户。共享帐户的访问权限可以使用两种方法来控制：

如果一个帐户分配一个PIN（一个数字的存取码），用户可以使用PIN选择帐户。在组织里，当PINs已经被其它的系统使用，那么基于此系统的PIN将会是一个明智的选择。如：影印机或通道访问码。

一个交替的方法是通过网络组成员代表共享帐户访问。基于组控制的一个优势是用户不需要记住PINs。大多数中型及大型组织已有了他们的网络结构，在适当的组代表中，描绘着他们的地位，头衔，部门或工作域。这些现有的组可以被用于控制访问。在个人帐户的基础上也准予访问共享帐户。然而最好的实践建议是基于组对中型及大型网络进行管理。

允许访问共享帐户或所有指定的网络组成员：