在组织里一个大的废纸来源是来自打印机的文档从未被收集。这些未收集的文档可能会重复打印，而其它已的打印过的可能被遗忘了 。但大多数的这些文档最终都进入了文档箱。

如果文档未打印直到用户走到打印机前收集它时才进行打印工作，那么此资源的浪费就可以大大被消除。

执行打印审批是节省纸张的活动：

当用户打印文档包含了一些敏感的信息时，重要的是任何人都不能从打印机收集文档。即使在打印机旁，偶尔离开其他人也不可能收集其打印的文档。打印审批管理站通常可以安全的执行打印工作，确保文档可以在个人接近打印机的时候打印机才执行打印工作。

安全的打印执行如下：

安全打印要求用户在网络上鉴别打印情况（如：现行的域目录）。这就允许打印审批加强安全打印以便用户可以仅审批他们要打印的文档。

图书馆和因特网咖啡馆通常一次仅允许打印用户已支付的打印文档。之前，每次的打印费用通常包含在储值卡支付的解决方案中，然而PaperCut NG打印审批管理允许用更多的费用有效的执行此方案。

打印审批是如何执行的在下列假定的例子中有介绍：

如果用户决不支付打印费用那么打印工作将不需要任何职员的干涉被自动删除。

执行打印审批管理每次打印的支付：

有时候需要对昂贵打印机的访问进行限制（类似一台彩色的激光打印机），或其它的打印机应该仅允许管理员可以使用。而不是锁住打印机不让没有任何人访问，打印机可以被配置以便仅管理员或打印审批管理员可以审批打印工作。有以下的情况：

仅管理员可以执行打印审批管理：

在一些环境里，当用户打印未经鉴定的打印工作时，是不可能的（或非常的困难）。这种由于技术的约束（就像在主要的 Windows环境里使用Macs）而更加便利（就像在图书馆里拥有kiosk电脑人们无需登录就可以使用）。

在这些假定里，打印工作被在某一名称下打印，但支付应该分配到另一台打印机。例如：通过一般的“图书馆用户”打印打印工作，但需要支付到用户真正的帐户。为了正确的支付用户的打印， PaperCut NG 需要鉴别用户的支付方式并使用打印审批管理的“任何审批”模式来完成。

此操作如下：

使用打印审批执行未鉴定的打印：